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个人财务记录怎么保存
时间: 2012-8-10 来源:慧聪网 (责任编辑: 百年企业在线)
 

  扔掉成堆的纸质文件,学会有效地保留财务数据。

  我是J.D,一个彻头彻尾的文件囤积者。我不敢扔掉任何东西,尤其是财务记录。二十多年来,我在各类鞋盒中塞满了赛百味的收据、已付的支票以及亚马逊的发票等。最近,我从一所1800平方英尺(约167平方米)的大房子搬到一个700平方英尺(约65平方米)的公寓,随着住房面积的减小,我不得不着手处理这堆纸质文件:我需要辨别哪些财务记录需要保留,要保留多长时间等。以下是我总结的一些经验。

  为什么要保留财务记录?

  保留财务记录的基本原因有两个。

  保存历史记录。以购买一台电脑为例,你需要向美国国税局(IRS)证明,作为商务支出你确实花费了这笔钱;在维修人员上门时,通过收据可以查实这台电脑是否在保修期内;倘若电脑不幸被盗,也是向保险公司要求赔偿的有力证据。

  留存个人信息。如果你是一个数据收藏癖,你可能希望保留记录,以便得知为邻居的小孩购买礼物花了多少钱,或者你什么时候买了一个新吸尘器。

  哪些记录需要保留?

  不管你的文件是电子账单还是纸质账单,美国国税局都建议你保留以下四类记录。

  收入。W-2表格(雇主提供的个人上一年度工资和所得税账,)、1099表格(包括存款、股票、证券等各项投资及收,)、银行对账单及股票交易对账单等。

  支出。购买物品的收据、发货单或者取消的订单等记录,以及向相关慈善机构捐赠的证据等。

  房产。交易账单、发票、保险记录,装修或修缮的开支以及其他付款凭证等。

  投资。股票交易对账单、共同基金报告,以及1099表格等相关记录。

  记录需要保留多长时间?

  在离开商店之前将所有收据都撕碎,还是事无巨细全部保留,哪怕每次吃三明治的收据都不例外?这是需要权衡的事情。美国国税局的指南似乎有些复杂,但是一般来说,你需要把握好以下几个时间点。

  一个。收据。如果你通过银行或者信用卡完成某次交易,而又不需要这一收据纳税、投保或者保修的话,一个月以后就无需再保留了。

  直至本年度账单送达。每月工资单,或者季度401k养老计划等。

  七年。在售出有价证券(股票、债券等)后至少七年内,你需要保留好当初的股票交易确认书。与税务相关的记录文件,包括慈善捐助金以及一些商务开支的记录,也需要一并保存至少七年。

  直至出售。与房产相关的,包括购买、修缮等票据,需持有至售出为止。

  永远保留。为个人退休账户(IRA)支付资金的证据需要终身保留。

  保存至何处?

  将一切纸质文件扫描,无纸化将使一切井然有序。文件扫描软件能够将纸质材料转换成PDF格式,方便上传至在线服务商Dropbox等。如果你坚持保留纸版材料,可以准备一个大信封,在信封外写上相应年份,按照年度收纳相关收据及记录。

  我明白经年累月保留的大多数财务记录,其实不需要继续存储,这令我感到非常轻松愉快。为此,我将这些可有可无的文件堆积到一起,并焚烧处理。经过慎重筛选,原本20个满满当当的鞋盒子,只留下了1个。当然,我保留好了我的搬家账单。

 
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